Законно ли вести учёт рабочего времени только в электронном виде?

Контроль сотрудников. Популярные инструменты для учета рабочего времени

Законно ли вести учёт рабочего времени только в электронном виде?

Каждый работодатель хочет контролировать своих сотрудников, чтобы они работали, а не спали на рабочем месте. Это не удивительно, ведь контроль – одна из пяти основополагающих функций менеджмента. Сегодня мы поговорим о популярных инструментах учёта рабочего времени и контроля сотрудников и начнём с причин, по которым они совершенно вам необходимы.

5 причин контролировать рабочее время с помощью современных систем

Нам известно минимум 5 серьёзных доводов в пользу подобных сервисов.

Причина 1: требования государства

В России работодатель обязан учитывать рабочее время людей, которые заняты в компании – это прописано в законодательстве. Ведение табеля учета, отметки о выходных, больничных и прогулах: всё это – обязательная часть документооборота, которая может очень пригодиться.

Например, если после увольнения сотрудник обратится в контролирующие инстанции – ГИТ, прокуратуру, Роспотребнадзор и т. д. – в первую очередь у вас запросят табель учёта рабочего времени. Если такой документ заполняется автоматически и подробно, проверки точно пройдут успешно.

Причина 2: дисциплина

Есть простая закономерность: чем слабее наказывают за небольшие нарушения, тем чаще возникают серьёзные проступки. Если вы не обращаете внимания на опоздания сотрудников – пусть даже и всего на 5-10 минут – то вскоре люди начнут задерживаться на полчаса-час. А это уже проблема.

Причина 3: прибыль

В 2015-м году AffinityLive – крупная компания, специализирующаяся на автоматизации профессиональных услуг – провела масштабное исследование, посвящённое рабочему времени.

Собранная ими статистика показала, что ежедневно экономика США теряет 7,4 миллиарда долларов только на том, что люди не умеют следить за своим графиком и отвлекаются от работы.

Если говорить о конкретных компаниях, то переход на использование автоматизированных сервисов учёта рабочего времени приносил в среднем 18 338 долларов в год.

В России тоже проводились подобные исследования и результат их не сильно отличался от зарубежного.

Причина 4: эффективность

Отчёты о том, как люди проводят своё рабочее время – важный элемент управления компанией. Вам, как руководителю, необходимо знать:

  • Кто работает лучше других, а кто нуждается в дополнительной мотивации;
  • Насколько те или иные принятые вами решения отражаются на работоспособности сотрудников;
  • Какие рутинные операции можно ускорить, а какие – вообще исключить.

Чем больше данных вы получаете и чем они подробнее, тем проще будет принять правильное решение.

Причина 5: безопасность

Современные инструменты учёта рабочего времени – это комплексные системы, которые тесно связаны с контролем доступа и отслеживанием местоположения сотрудника. Соответственно, если у Вас возникнут сомнения в добропорядочности кого-то из работников, всё легко можно будет проверить.

Виды учёта рабочего времени

Исходим из того, что в России нормой считается работать 40 часов в неделю: 5 дней по 8 часов, например. Но что, если человек в понедельник отработал 9 часов, а в пятницу – 7, как посчитать ему зарплату, что отнести в сверхурочные? На помощь приходит сочетание нескольких типов учёта времени.

Ежедневный

Стандарт, принятый в большинстве компаний: следим за временем, которое человек отработал за день. Оплата, соответственно, тоже рассчитывается за каждый рабочий день. Идеальный выбор в случае, если у Вас нормированный график и нормальное рабочее время не изменяется.

Еженедельный

Суммируем время за неделю и проверяем его соответствие норме, опять же, за неделю. Хороший выбор, если сотрудник вынужден работать по необычному графику: например, по 9 часов в понедельники, на приёме товара, но всего по 3 часа в пятницы. В этом случае оплату удобно считать за неделю, исходя из нормы в 40 часов.

По периоду

Считается рабочее время за оговорённый период: например, за срок контракта или проекта. Актуально, если сотрудники не привязаны к определённому количеству часов в день или неделю – например, при работе охранных компаний.

Как считать-то?

Удобнее всего вести учёт таким образом, чтобы в любой момент можно было посмотреть статистику по каждому сотруднику за любой период. День, неделя, месяц, определённые числа и т. д. Здесь и приходят на помощь современные возможности.

Инструменты учёта рабочего времени

Для начала поговорим о самых простых вариантах, которые почти не требуют вложений средств, но нуждаются в Вашем постоянном внимании.

Таблица Excel/Google

Просто таблица, в которую Вы записываете статистику по каждому сотруднику: когда болел, когда опоздал и т. д. Очень просто, совершенно бесплатно, но занимает много времени и требует следить за всем лично. Подходит разве что для очень небольших компаний.

Программы бухучёта

Контур.Бухгалтерия, Моё дело, 1С и им подобные. Скорее всего, подобным софтом уже пользуются Ваши кадровики и бухгалтеры, осталось добавить в него учёт рабочего времени. По сути получится та же таблица, но можно будет сразу же создавать табели для начисления зарплаты, добавлять графики и т. д.

наблюдение

Вспомогательный инструмент, который позволяет следить за каждым сотрудником, не выходя из кабинета. Вы всегда сможете узнать, кто и чем занимался в рабочие часы, но следить за всем этим всё равно придётся лично.

CRM-системы

Это первые шаги к автоматизации: системы вроде Битрикс24 собирают часть статистики без Вашего участия. Они фиксируют, когда сотрудник включил компьютер и/или зашёл в CRM, а потом формируют на основе этих данных удобные отчёты. Хороший промежуточный вариант, но он показывает только присутствие сотрудника на рабочем месте, ничего не сообщая об его реальной активности.

Автоматический контроль

Дальше речь пойдёт только об автоматических инструментах учёта рабочего времени: программах и комплексах, которые экономят Ваше время и серьёзно упрощают контроль над графиком сотрудников. 

СКУДы и электронные пропуска

Всё просто: у каждого помещения – и на входе в компанию – есть специальный электронный замок. Нет карточки с уровнем доступа – не можешь войти.

Карточки личные, поэтому вы всегда можете посмотреть, где и когда был любой из ваших сотрудников. За всем этим пристально следит и наблюдает СКУД – система контроля и управления доступом.

СКУД помогает следить за перекурами, повышает безопасность, отлично работает в связке с видеонаблюдением.

Биометрические терминалы

Аналогичные системы, но вместо карты считывается сетчатка глаза или отпечаток пальца. Актуальны, если у вас есть серьёзные причины опасаться брешей в безопасности компании: карточку можно передать третьему лицу, отпечаток – нет.

Системы учета рабочего времени (СУРВ)

Программы вроде системы учета рабочего времени Kickidler, которые постоянно следят за экраном каждого компьютера в вашей организации. Они не только отслеживают приходы-уходы, перекуры, но и учитывают, какие сайты и программы использовал сотрудник в свое рабочее время, деля их на продуктивные и непродуктивные. СУРВ предоставляют максимум полезной информации:

  • Дают точное представление о том, что человек делал в течение рабочего дня;
  • Обеспечивают идеальный уровень информационной безопасности;
  • Формируют максимально полезные отчёты: например, можно оценить затраты времени на отдельные бизнес-процессы;
  • Позволяют транслировать потоковое видео с экранов и вести видеозапись всех действий сотрудников за компьютером.

Источник: https://www.kickidler.com/ru/for-it/methods-of-working/populyarnyie-instrumentyi-dlya-ucheta-rabochego-vremeni-i-kontrolya-sotrudnikov.html

Бухгалтерские и аудиторские термины — Audit-it.ru

Законно ли вести учёт рабочего времени только в электронном виде?

Табель учета рабочего времени – это поименный список работников организации с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода. Табель учета рабочего времени является не только формой первичной учетной документации, но и документом, который необходим для практической работы.

Унифицированная форма табеля учета рабочего времени 

Надо отметить, что сам бланк табельного учета времени не является строго обязательным к применению. Табель учета рабочего времени может быть произвольным, то есть каждая организация имеет право использовать свой собственный табельный бланк для учета рабочего времени.

Однако, на практике предприятия применяют форму табеля рабочего времени Т-12 или Т-13, которая разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

В каком виде ведется табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени, как правило, ведется в электронном и бумажном виде.

Вести табель учета рабочего времени только в электронном виде нельзя, так как после внесения всей необходимой информации учета табель рабочего времени все равно следует распечатать для проставления подписей ответственных лиц.

Для каких целей применяется табель учета рабочего времени

По свой сути, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. 

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени.

Табель учёта рабочего времени нужен также:

  • для контроля за соблюдением установленного режима работы;
  • расчетов с работниками по заработной плате. На основе внесенных в табель учета рабочего времени необходимых сведений, сотрудники бухгалтерии начисляют работникам организации заработную плату и осуществляют прочие выплаты; и
  • получения информации обо всем отработанном периоде времени.

Подобная информация пригодится не только бухгалтеру, но также сведения об отработанном периоде времени понадобятся некоторым проверяющим должностным лицам, а именно:

Бухгалтер На основе табеля учета рабочего времени осуществляется расчет всех выплат, которые необходимо выплатить работникам: заработная плата, отпускные, командировочные и др.
Представитель ФНС Налоговых инспекторов интересует правильность формирования налоговой базы по налогам и страховым взносам, корректность начисления налогов и страховых взносов.  
Сотрудник фонда социального страхования Отработанное время интересует сотрудников фонда социального страхования в связи с подтверждением правильности расчета социальных пособий (например, пособия по уходу за ребенком)
Работник трудовой инспекции Трудовых инспекторов интересует, прежде всего, не были ли нарушены права работающих
Представитель Росстата Сотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля учета рабочего времени оформляется единая форма П-4.

Бланк табельного учета времени заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для выполнения этой работы табельщиком.

Форма бланка табель учета рабочего времени

Каждая организация вправе применять как собственный бланк табельного учета времени, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу унифицированную форму Т-12 и адаптировать ее под потребности предприятия.

Рассмотрим форму Т-12.

Документ состоит из 3 основных частей:

  1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.

  2. Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).

  3. И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть. То есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате.

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени. Пошаговая инструкция

Табель учета рабочего времени – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Табель учета рабочего времени открывается первого числа каждого месяца и передается в бухгалтерию два раза в месяц для: корректировки расчетов за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.

При заполнении табеля учета рабочего времени применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция».

Берутся во внимание только те сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

  • трудящимся неофициально;
  • внешним совместителям;
  • работающим на основании гражданско-правового договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

  1. Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).

  2. Коды по ОКУД и ОКПО.

  3. Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.

  4. Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.

  5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

 Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

  1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.

  2. Во 2 и 3 графе следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках. 

  3. Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны. 

Так, в графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день;

В — выходной;

ОТ — отпуск;

РП — явка в выходной день (отработка);

К — командировка;

ПК — повышение квалификации;

У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения;

Б — больничный с больничным листом;

Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов.

  1. В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах. 
  2. 6 графа. Здесь приводится эта же информация, приведенная за весь календарный месяц. 

  3. В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.

  4. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.

  5. В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.

  6. Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.

  7. В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней.

Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

  • лицо, ведущее документ;
  • представитель отдела кадров;
  • начальник подразделения.

Табель учета рабочего времени: подробности для бухгалтера

  • Табель учета рабочего времени ведем правильно … учреждение применять в своей деятельности табель учета рабочего времени (ф. 0504421)? Можно ли вносить … учреждение применять в своей деятельности табель учета рабочего времени (ф. 0504421)? Можно ли вносить …
  • Работника отпустили домой раньше: как отразить в табеле учета рабочего времениВ организации используется унифицированная форма табеля учета рабочего времени, утвержденная постановлением Госкомстата России от … ? В организации используется унифицированная форма табеля учета рабочего времени, утвержденная постановлением Госкомстата России от … , достаточно письменного соглашения сторон.
    В табеле учета рабочего времени в любом случае отражается фактически … сфере, вправе самостоятельно утверждать форму табеля учета рабочего времени и порядок его ведения, в …
  • Можно ли в табеле учета рабочего времени обозначить неполный отработанный час? … том, как заполнять табель учета рабочего времени, если сотрудник работает на … о том, как заполнять табель учета рабочего времени, если сотрудник работает … табеле?
    Правила заполнения табеля учета рабочего времени
    В табеле учета рабочего времени обязанностью работодателя является обозначение … Трудового кодекса РФ в табеле учета рабочего времени нужно указывать фактически … целей разработаны унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные постановлением Госкомстата России …
  • Какие коды вида оплаты труда следует использовать в табеле учета рабочего времени?В табеле учета рабочего времени предусмотрены графы для проставления кодов … нужно использовать в табеле. В табеле учета рабочего времени предусмотрены графы для проставления кодов … , которые правомерно использовать и в табелях учета рабочего времени:
    2000 — это основной код. Им …
  • Учет рабочего времени сотрудников … , который подтверждает такой учет, является табель учета рабочего времени. Именно в нем фиксируются все … т. п.) либо править вручную табель учета рабочего времени (доступно, если в программе в … , зарегистрированные ими, будут отражены в табеле учета рабочего времени сотрудников.
    Методы контроля
    Любая система …
  • Больничный после рабочего дня … 29.06.2011 № 624н).
    Заполняем табель учета рабочего времени
    В соответствии со ст. 91 … часам противоречит трудовому законодательству, заполнение табеля учета рабочего времени описанным способом (указание кода «О …

Источник: https://www.audit-it.ru/terms/trud/tabel_ucheta_rabochego_vremeni.html

Как вести журнал учета рабочего времени сотрудников?

Законно ли вести учёт рабочего времени только в электронном виде?

В списке обязанностей работодателя есть следующий пункт: ведение учета времени, которое по факту отработал каждый сотрудник. Данное требование об учете времени основывается на том, что написано в 91 статье ТК РФ. При отсутствии документа с этими сведениями актуальными станут ответственность и меры наказания в виде штрафа, которые могут применить в трудовой инспекции.

Однако,это больше относится к табелю.

Распоряжение о ведении журнала учета рабочего времени

Журнал оформляется немного для других целей. Он нужен, чтобы постоянно был обеспечен контроль за явкой числящихся работников на их рабочие места.

В данном локальном документе будут отражаться и часы ухода, и часы прихода.

Если же человек допускает прогулы, то применять к нему меры, вытекающие из правил трудовой дисциплины предприятия и конкретного подразделения, можно на основании данных из этого нормативного локального акта.

Внедряется система такой фиксации рабочего времени после того, как будет издано распоряжение генеральным директором компании. Кроме самого факта существования нового правила, в нем будет указано, кто является ответственным за ведение этого документа.

На практике встречаются три случая:

  • сам руководитель (на очень небольших предприятиях);
  • руководитель конкретного отдела;
  • сотрудник из отдела кадров.

К последнему варианту склоняются большинство работодателей. Еще одни отличия между компаниями по вопросу ведения журнала относятся к тому, как часто он заполняется. Существует ежедневный, еженедельный и суммированный учет.

Приказ о ведении журнала учета рабочего времени сотрудников — образец

Путем написания приказа журнал и табель не только создаются, но таким же образом в них вносятся изменения. С образцом подобного приказа можно ознакомиться далее.

В обычном приказе работодатель распоряжается в одном из пунктов о введении правила о составлении и заполнении данного документа. В другом пункте выбирается ответственное лицо. Поправки могут быть вызваны различными факторами.

Скачать образец

Например, при вредных условиях или при ненормированном графике структура этого документа может быть особой. Поэтому данное решение подтверждается написанием и изданием распоряжения.

Обязателен ли журнал учета рабочего времени?

Сам журнал учета рабочего времени во вредных условиях труда или в обычных условиях обязательным не является. Хотя в ТК РФ и упомянута обязанность по отслеживанию за рабочим временем работников, но для этого может быть достаточно и табеля Т-12.

Необходимость данного документа на каждом предприятии определяется ее руководителями.

Скачать Т-12

Правила ведения журнала графика работы

Правила зависят от того, по какому графику работает каждый работник. В любом случае выбирается определенный период, за который подводится итог. Считается, что максимальным сроком для контроля при суммированном учете является один год, а при вредных условиях труда – три месяца.

Как оформить журнал графика работы? 

Для оформления сегодня может быть использован либо ручной, либо печатный вариант. Ручной остается более традиционным – в нем каждый работник подтверждает внесенные записи личной подписью. Такие журналы продаются практически во всех типографиях. Также для этого варианта можно просто распечатать стандартные листы с расчерченной таблицей и сшить их.

Электронная версия подразумевает использование специального программного обеспечения. Благодаря ПО в любой момент автоматически можно сформировать отчетность по интересующему руководителя периоду. Современное ПО позволяет внедрить контроль за временем по специальным электронным пропускам и картам, которые выдаются работникам.

Журнал учета рабочего времени — образец

Первый лист в этом виде документации является титульным. Кроме самого наименования, на данном листе указывается, когда был начал журнал и когда окончен.

Скачать образец журнал учета рабочего времени

Основная часть документа приведена в виде таблицы. Первая колонка в этой таблице дата. Далее идет время прихода на рабочее место, после чего указывается ФИО самого сотрудника. После этого записывается время его ухода и в следующем поле подсчитывается, сколько всего часов он провел на рабочем месте. Этот же работник ставит подпись напротив записей о себе.

Отдельная колонка отведена под примечания, которые может вносить лицо, отвечающее за заполнение этого бланка.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://legionfg.ru/kak-vesti-zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni-sotrudnikov/

Вопросы по закону
Добавить комментарий